Freiberufler: Rechnungs-Archivierung?

Frage

Ich werde ab 2019 als Freiberufler arbeiten und eine vereinfachte Buchführung vornehmen. Ich habe gelesen, dass die elektronische Aufbewahrung von ausgehenden und eingehenden Rechnungen recht kompliziert und mit Kosten für spezielle Dienste oder Software verbunden ist. Ich würde mir am liebsten eine Rechnungsvorlage am Computer erstellen, dort meine jeweilige Rechnung eintippen, ausdrucken und nicht auf dem Rechner speichern, sondern an meine Kunden per Post versenden. Eine Kopie würde ich in einem Ordner aufbewahren. Rechnungen von anderen Dienstleistern will ich auch nur in Papierform per Post akzeptieren und ebenfalls in einem Ordner aufbewahren. Ist dieses Vorgehen legitim? Ich sehe in dieser - altmodischen - Maßnahme die einzige kostengünstige Möglichkeit für mich, Rechnungen gesetzeskonform zu versenden und aufzubewahren.

Antwort

Sie haben mit Ihrer Vermutung Recht: Wenn Sie Rechnungen elektronisch erstellen, müssen Sie diese so archivieren, dass sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist unveränderlich abgelegt und für die Finanzverwaltung jederzeit maschinell auswertbar vorgehalten werden. Dafür benötigen Sie ein elektronisches Archivsystem.

Schreiben Sie Ihre Rechnungen dagegen auf dem PC wie mit einer Schreibmaschine und speichern Sie nicht jede einzelne Rechnung ab, gilt das nicht als elektronische Rechnung. Sie können die ausgedruckte Zweitschrift in einem Ordner ablegen und erfüllen damit Ihre Aufbewahrungspflichten.

Gleiches gilt für Ihre Eingangsrechnungen. Haben Sie diese nur in Papierform vorliegen, legen Sie diese geordnet ab. Papierrechnungen können - wie bei manchen Telekommunikationsanbietern - zwar mit Mehrkosten verbunden sein. Dafür sparen Sie sich das elektronische Archivsystem und sind rechtlich auf der sicheren Seite.

Dennoch sollten Sie sich darauf einstellen, dass über kurz oder lang die elektronischen Rechnungen auf dem Vormarsch sein werden und zunehmend von Buchführungssystemen auch automatisch verarbeitet werden können. Damit sparen Sie Zeit. Mit einem Buchführungssystem, das entsprechend den Vorgaben der Finanzverwaltung die Buchungen unveränderlich festschreiben kann, erfüllen Sie zudem auch Ihre Aufbewahrungspflichten, wenn Sie den jeweiligen Beleg (Eingangs- oder Ausgangsrechnung) mit dem Buchungssatz verknüpfen.

Quelle: Dipl.-Kfm. Maik Czwalinna
Steuerberater
Mitglied der Steuerberaterkammer Berlin und des Steuerberaterverbands Berlin-Brandenburg
Oktober 2018

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