Wenn Kunden nicht bezahlen
Frank Wiedenhaupt
Schuldnerberatung in Berlin-Neukölln
Frage:
Herr Wiedenhaupt, wie groß ist nach Ihrer Erfahrung das Problem und das unternehmerische Risiko, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen?
Antwort:
Wiedenhaupt: Ich würde mal sagen, dass das Nicht-Zahlen von Kundenrechnungen das Hauptproblem meiner Klienten ist. Es ist der Hauptgrund, warum Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten kommen und manchmal auch die Insolvenz nicht ausbleibt.
Frage:
Was passiert denn in einem Unternehmen, wenn Zahlungen zu spät oder vielleicht auch gar nicht ankommen?
Antwort:
Wiedenhaupt: Die Zahlung, die eingehen soll, ist ja in eine Liquiditätsvorschau eingeplant. Das heißt: Auch das Unternehmen muss seine Mitarbeiter bezahlen, muss auch Forderungen an das Finanzamt zahlen, und hat natürlich im Liquiditätsplan diese Zahlungen in irgendeiner Art und Weise eingerechnet. Wenn jetzt diese Zahlungen ausbleiben, dann bekommt das Unternehmen ein Liquiditätsproblem. Das heißt, es muss sich auch mit dem Finanzamt herumschlagen und dem mitteilen: "Mensch, ich würde ja gern eure Steuer bezahlen. Aber leider, ein Kunde von mir zahlt nicht." Es muss auch gucken, wie es die Personalkosten bezahlt für diesen Monat, und wird selber zum Schuldner.
Frage:
Hätten Sie dafür ein Beispiel?
Antwort:
Wiedenhaupt: Ich erinnere mich an einen Fall, das war so ein Bauhandwerker, der in einem Nischenbereich gearbeitet hat, das waren so 1.000- oder 2.000-Euro-Aufträge. Auf einmal kommt man zu ihm und bietet ihm einen 50.000-Euro-Auftrag an: Er soll bei irgendeinem Hochhaus die Fassade machen.
Was passiert: Mein Klient versucht, in seiner Verwandtschaft die Vorfinanzierung zusammenzuleihen, weil der Auftraggeber nicht bereit ist, diese selber in irgendeiner Form zur Verfügung zu stellen. Er überzieht seinen Dispositionskredit. Er reizt seine Kreditkarte aus, nur um diesen einen Auftrag an Land zu ziehen. Wirklich so die Dollar-Zeichen in den Augen. Dann passiert leider das, was zu erwarten war: Der Kunde zahlt nicht. Zahlt überhaupt nicht. Geschäftsführer wechseln, Adresse wechselt. Und auf einmal gibt es Riesenprobleme, nicht nur, dass die Vorfinanzierung in irgendeiner Weise zurückgeführt werden muss. Auch die eingeplante Liquidität fehlt an allen Ecken und Enden. Und das ist dann in der Regel, bei so einem hohen Volumen, das Ende eines Unternehmens.
Frage:
Wie kann man solche Reinfälle verhindern?
Antwort:
Wiedenhaupt: Die Arbeit liegt im Vorfeld. Das erste ist: Man muss sich überhaupt mal mit dem Unternehmen beschäftigen, oder mit dem Auftraggeber, mit dem man es zu tun hat.
Im Gewerbe- und im Handelsregister erfahre ich überhaupt erst mal: Wer ist denn mein Gegenüber? Wer ist denn mein Verhandlungspartner? Gerade im Handelsregister sieht man auch, wie dort Geschäftsführer oder Gesellschafter gewechselt haben. Interessanter ist sicherlich dann, was Bonitätsabfragen angeht, die Bankauskunft. Dort erhält man relativ gut über informelle Wege der Banken, wie so der Kontoablauf des Vertragspartners ist. Sind dort schon mal Schecks geplatzt? Sind dort Überweisungen nicht ausgeführt worden? Ist dort der Kreditrahmen gekürzt worden? Alle diese Signale, die ich dort kriege, kann ich bei der Entscheidung einfügen: Mach' ich mit diesem Auftraggeber etwas, oder lasse ich mir Sicherheiten geben.
Frage:
Stellen die Banken denn solche Informationen so ohne Weiteres zur Verfügung?
Antwort:
Wiedenhaupt: In der Regel hat man ja eine Beziehung zu seiner kontoführenden Stelle. Und auch der Bearbeiter dort, dem liegt ja daran, dass die Geschäftsverbindung möglichst lange hält. Und so kriegt man schon hier über den Bankenweg Informationen heraus.
Frage:
Jetzt tritt trotzdem der Fall ein: Der Kunde zahlt nicht. Was dann?
Antwort:
Wiedenhaupt: Zuerst einmal noch einmal die Rechnung überprüfen: Hat man die überhaupt richtig gestellt? Erfahrungsgemäß wird immer der Empfänger falsch dargestellt. Wichtig ist auch, die Rechtsform des Adressaten richtig zu formulieren. Und auch die richtige Adresse. Natürlich muss in der Rechnung das Datum drinstehen, es muss die Mehrwertsteuer richtig ausgewiesen sein. Es empfiehlt sich auch, eine Zahlungsfrist anzugeben. Je besser der Kunde ist, desto weiter sollte man diese Frist geben. 14 Tage sollte eigentlich reichen.
Frage:
Angenommen, die Rechnung war in Ordnung. Was sollte man dann tun?
Antwort:
Wiedenhaupt: Das Sinnvollste ist, wenn ein Zahlungsziel überschritten ist, eine Zahlungserinnerung an den Kunden zu schicken. Eine nette, freundliche, mit dem Hinweis, dass doch eigentlich die Forderung fällig wäre, und vielleicht ist sie nur vergessen worden, und man noch mal eine Frist setzt, bis zu der diese Zahlung zu leisten ist. Möglichst freundlich, weil man will ja mit diesem Kunden möglicherweise noch weitere Aufträge ausführen.
Frage:
Der Kunde reagiert aber nicht auf die Zahlungserinnerung. Was wäre dann der nächste Schritt?
Antwort:
Wiedenhaupt: Empfehlenswert ist dann, eigentlich mal in dem Unternehmen anzurufen. Der direkte Kontakt ist immer der bessere. Man hört ja auch am anderen Ende, wie so die Stimmung ist. Möglichst sollte man das vielleicht noch begleiten mit der ersten offiziellen Mahnung, wo dann schon ein bisschen härter formuliert wird, dass man doch nun sein Geld will. Und wichtig ist bei all diesen Zahlungserinnerungen und Mahnungen, das, was man will, auch genau zu beschreiben. Sich zu beziehen auf eine bestimmte Rechnung, auf einen bestimmten Auftrag, und ein bisschen jetzt so langsam die Schrauben anzudrehen.
Frage:
Also: die erste Mahnung, schon etwas härter im Ton. Wenn darauf auch nichts passiert, fragen ja viele beunruhigte Unternehmer beim Kunden nach, wann denn das Geld kommt und ob denn auch alles in Ordnung ist.
Antwort:
Wiedenhaupt: Sicherlich der häufigste Spruch, den ein Unternehmer hört ist: Der Scheck liegt in der Post. Das ist schon, wenn man diesen Satz hört, die Gelegenheit, dann die nächste Mahnung zu schreiben. Das sollte dann auch die letzte sein. Das heißt: Jetzt sollte man klar darstellen, wenn zu einer bestimmten Frist die Forderung nicht bezahlt wird, oder wenigstens in Teilen bezahlt wird, dass man dann weitere Schritte, nämlich rechtliche Schritte, eingeht.
Frage:
Welche Schritte können das sein?
Antwort:
Wiedenhaupt: Es gibt zwei Wege, um seine Forderungen einzuklagen: Das eine ist der zivilrechtliche Weg, das heißt man geht entweder per Mahnvollstreckungsbescheid oder gerichtliches Verfahren gegen den Schuldner vor. Oder aber man prüft auch, ob hier strafrechtliche Tatsachen vorliegen. Das heißt, ob der Kunde eigentlich nie zahlen wollte oder bei Auftragsvergabe gar nicht zahlen konnte.
Frage:
Bleiben wir erst mal beim zivilrechtlichen Weg. Wie sieht der aus?
Antwort:
Wiedenhaupt: Das erste wäre, einen Mahnbescheid zu erlassen. Die Formulare für den Mahnbescheid bekommt man im Schreibwarenladen, sogar im Kaufhaus. Dort gibt man an, welchen Anspruch man hat. Man kauft den Mahnbescheid, füllt ihn aus, schickt diesen an das zuständige Amtgericht. Und dieses leitet diesen Mahnbescheid, nur formell geprüft, an diese Adresse, die an dort drin angibt.
Der Schuldner hat dann 14 Tage Zeit, gegen diesen Mahnbescheid Einspruch zu erheben. Tut er das nicht, folgt als zweite Stufe ein so genannter Vollstreckungsbescheid. Wird auch gegen den nicht Widerspruch eingelegt, hat der Unternehmer einen vollsteckbaren Titel und kann damit gegen den Schuldner gerichtsvollzieherisch vorgehen.
Frage:
Der zweite Weg, sagten Sie ist der strafrechtliche Weg. Wieso strafrechtlich?
Antwort:
Wiedenhaupt: Es fällt schon auf in der Beratung, dass viele Kunden, die Aufträge verteilen, eigentlich wussten, dass sie bei Auftragsvergabe gar nicht zahlen konnten, oder die eben auch nicht zahlen wollten. Und hier ist zu prüfen, ob man nicht auch eine Strafanzeige stellt. Der Vorteil der Strafanzeige, sie muss natürlich plausibel sein, ist: Die Staatsanwaltschaft muss ermitteln gegen den Schuldner. Und, im Falle einer Insolvenz, gerade bei privaten Personen, hat man den Vorteil, dass diese Forderung nach der Insolvenz durch die Restschuldbefreiung nicht untergeht, sondern weiter besteht.
Frage:
Wie kann man denn beweisen, dass ein Kunde bei Auftragvergabe nicht zahlen wollte oder nicht zahlen konnte?
Antwort:
Wiedenhaupt: Normalerweise sollte man die Informationen, die man dann versucht einzuholen, ja vorher beschaffen. Das heißt: Man sollte sich dann bei Mitbewerbern, bei Verbänden, auch mal bei der Bank, informieren: Hey, was ist das für ein Kunde? Der zahlt nicht. Hat der irgendwo spezielle wirtschaftliche Probleme? Und dann hört man meistens durch Kontakte zu Mitbewerbern: Ja, hat bei mir auch schon nicht bezahlt. Oder ich weiß, der hat die Firma Lehmann schon ganz schön reingelegt. Also: Man bekommt, wenn man dann ein bisschen recherchiert, auch das Internet ist dort sehr gut, Informationen und stellt fest: Hey, der hat ja wirklich schon bei Auftragsvergabe große wirtschaftliche Probleme gehabt.
Frage:
Man kann sich ja gegen Zahlungsausfälle versichern. Ist das für Gründer oder Kleinunternehmer überhaupt sinnvoll?
Antwort:
Wiedenhaupt: Präventiv sollte man natürlich überlegen, ob man für größere Aufträge, auch zum Beispiel, wenn diese aus dem Ausland kommen, so genannte Kreditversicherungen oder Ausfallbürgschaften abschließt. Diese Absicherungen sind natürlich nicht kostenlos. Für kleine Unternehmen ist das eher nichts, weil diese Kreditversicherungen und Bürgschaften relativ viel Geld kosten. Besser ist, dort auf Prävention, auf Information zu setzen und vorher selbst die Bonität des Vertragspartners zu überprüfen.
Frage:
Gibt es eigentlich beim Thema Zahlungsausfälle Unterschiede zwischen privaten und öffentlichen Kunden?
Antwort:
Wiedenhaupt: Also es gibt schon einen Unterschied in den Folgewirkungen. Es gibt ja mittlerweile die private Insolvenz. Die Verbraucherinsolvenz. Und da gibt es eben die Gefahr, dass bei privaten Personen, die Aufträge vergeben haben, die Forderung durch die Restschuldbefreiung in diesem Verfahren komplett untergehen kann.
Das heißt: Der Gläubiger, der Unternehmer, bleibt komplett auf seinen Forderungen sitzen. Es gibt bei öffentlichen Kunden immer diesen Satz: Die öffentliche Hand zahlt immer. Und dann steht im Nebensatz: Nur wann, das ist die Frage. Öffentliche Kunden zahlen. Nur man muss davon ausgehen, dass sie die Zahlungsziele eher individuell auslegen.