Rechnungen richtig stellen

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Immer wieder führen falsch ausgestellte Rechnungen zu Zahlungsverzögerungen. Ihre Kunden fordern eine neue Rechnung an oder melden sich überhaupt nicht.

Außerdem verschenken Sie bares Geld, wenn Sie unzureichend ausgestellte Rechnungen von Ihren Lieferanten akzeptieren. Denn nur, wenn die Eingangsrechnung alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, können Sie die Vorsteuer, die Sie beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlen, vom Finanzamt zurückfordern.

Achten Sie daher sowohl bei allen eingehenden Rechnungen als auch bei den Rechnungen, die Sie selbst versenden, darauf, dass alle gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Rechnungen für Waren, Dienstleistungen oder Honorare handelt.

Gesetzlich vorgeschrieben sind die folgenden Bestandteile einer Rechnung:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  • Datum der Rechnung
  • die Steuernummer, die vom Finanzamt erteilt wurde, oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehrerer Zahlen- oder Buchstabenreihe oder einer Kombination (sog. Rechnungsnummer), die Sie zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben.
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistungserbringung (Kalendermonat ist auseichend)
  • bei Anzahlung oder Vorauszahlung: nur wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
  • Nettobetrag der Lieferung bzw. Leistung in Euro
  • Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %)
  • die Höhe des Steuerbetrags oder im Fall der Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung bzw. sonstigen Leistung eine Steuerbefreiung gilt
  • In besonderen Fällen gibt es zusätzliche Pflichten, die § 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) auflistet
  • im Voraus vereinbarte Boni, Rabatte, wenn nicht im Entgelt berücksichtigt
  • Zahlungsziel (Datum, bis wann die Überweisung eingegangen sein sollte)
  • Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht bei Werkslieferungen oder Leistungen im Bau oder Ausbau an Privatkunden

Wenn Sie einen Auftrag für ein Unternehmen oder eine juristische Person (des öffentlichen oder privaten Rechts) ausgeführt haben, müssen Sie innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung stellen.

Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen werden gleichbehandelt.

Die gesetzlichen Vorgaben zur Ausstellung von Rechnungen finden Sie in § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Kleinunternehmerrechnungen nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG)

Auch wer die sog. Kleinunternehmerregelung anwendet, muss seine Rechnungen nach den oben aufgeführten Vorgaben erstellen. Allerdings darf er keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, da er sie sonst an das Finanzamt abführen muss. Es ist empfehlenswert, auf der Rechnung folgenden Hinweis aufzunehmen: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Kleinunternehmer benötigen ebenfalls eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die sie auf ihrer Rechnung angeben müssen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag

Um beispielsweise Einzelhändlern, die täglich eine Vielzahl an Waren verkaufen, das Leben etwas zu erleichtern, haben sie die Möglichkeit, Kleinbetragsrechnungen (Quittungen) auszustellen. Voraussetzung ist: Der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer darf 250 Euro nicht übersteigen.

Kleinbetragsrechnungen müssen die folgenden Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift Ihres Unternehmens
  • Datum der Rechnung
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttoentgelt)
  • Steuersatz oder ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Rechnungsaufbewahrung

Eigene Ausgangsrechnungen sowie empfangene Rechnungen (einschließlich Kleinbetragsrechnungen) müssen Sie als Unternehmer zehn Jahre aufbewahren.

Übrigens: In bestimmten Fällen, wie z.B. Provisionen von Handelsvertretern oder Lizenzgebühren, kann es sein, dass Sie für eine erhaltene Leistung keine Rechnung bekommen, sondern Sie selbst die Rechnung ausstellen (und den Betrag überweisen). Achten Sie in dem Fall darauf, dass Sie dieses Dokument als „Gutschrift“ bezeichnen.

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