Unterlagen aufbewahren

Unternehmerinnen und Unternehmer, die nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, müssen ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren.

Das gilt auch für alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 500.000 Euro, die Gewinngrenze bei 50.000 Euro.

Was ist aufzubewahren?

Aufbewahrt werden müssen sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind:

  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Wie lange ist aufzubewahren?

  • 10 Jahre:

    für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS) und Rechnungen

  • 6 Jahre:

    für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Quelle: IHK Stuttgart

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