Arbeitsorganisation

Bei jungen Unternehmen "klemmt" es vor allem bei der Dokumentenablage und der Organisation der Arbeitsabläufe.

Es gibt einige klassische unternehmerische Aufgabenfelder, für die eine gute Organisation besonders wichtig ist:

  • der persönliche Arbeitsplatz (z.B. Schreibtisch)
  • die Arbeitsabläufe/Arbeitszeit (Kundenkontakte, Besprechungen, Schreibtischarbeit)
  • die Kommunikation (Briefe, E-Mails, Gesprächsnotizen)
  • die Dokumentenablage (in Papierordner oder Computer)

Zeiterfassung

Nutzen Sie Ihre Zeit möglichst effektiv. Halten Sie fest, wie viel Zeit Sie für einzelne Aufgaben benötigen bzw. wie viel Zeit ihnen dafür zur Verfügung steht. Auf diese Weise können Sie dokumentieren, wo Zeit verschwendet wird oder fehlt. Halten Sie für alle Arbeiten fest, wann Sie sie begonnen und erledigt haben. Daran sehen Sie auch, wie viel Zeit Sie tatsächlich benötigen, um einen bestimmten Auftrag zu erledigen. Das ist wichtig für die zeitliche und finanzielle Kalkulation von Angeboten und die Überprüfung (Nachkalkulation) erledigter Aufträge.

Prioritätensetzung

Wenn Sie wissen, wie viel Zeit Ihnen zur Verfügung steht, sollten Sie entscheiden, was Sie in dieser Zeit erledigen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die zu erledigenden Arbeiten und setzen Sie Prioritäten. Ein Beispiel für die Einteilung in Prioritäten kann folgendermaßen aussehen:
A sofort, heute
B innerhalb von 24 Stunden
C innerhalb von 4 Arbeitstagen
D bei Gelegenheit zwischendurch
E maximal innerhalb der nächsten 4 Wochen

Arbeitsorganisation: allgemeine Grundsätze

  • Aufgaben zeitnah erledigen
  • Aufgabenprioritäten setzen (nicht alles auf einmal erledigen wollen)
  • wöchentliche Zeiteinteilung vornehmen
  • sich Zeit für Privates nehmen
  • Zeiten erfassen
  • beendete Projekte bzw. Kundenaufträge nachkalkulieren

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